Informace o ochraně a zpracování osobních údajů obchodních partnerů

společnosti ILV s.r.o.

se sídlem Příchovice 234, 334 01 Přeštice

identifikační číslo: 25144049

zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni,
oddíl C, vložka 13811

  1. Úvodní informace

Ochrana dat je pro nás velmi důležitá. Níže Vás informujeme, jak shromažďujeme, zpracováváme, používáme, uchováváme, chráníme Vaše osobní údaje a jaká práva Vám náleží dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016
o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). 

Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, kterou lze na základě této informace, případně ve spojení s dalšími informacemi, identifikovat; „tedy vás“.

Nejběžnějšími příklady osobních údajů, které v rámci každodenní podnikatelské činnosti zpracováváme, jsou identifikační údaje (zejména jméno a příjmení, pozice) a kontaktní údaje (zejména e-mailová adresa a tel. spojení) obchodních partnerů (fyzických osob), jejich zaměstnanců, zástupců nebo jiných kontaktních osob partnerů.

Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito zásadami ochrany osobních údajů. Využíváním našich služeb či poskytováním zboží nebo služeb a poskytnutím vašich osobních údajů potvrzujete, že jste byli informováni o našem využívání Vašich osobních údajů, jak je uvedeno v tomto dokumentu.

  1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů

ILV s.r.o.

Příchovice 234, 334 01 Přeštice

IČO: 25144049

tel: 371 122 711

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

  1. Účel a právní základ pro zpracování osobních údajů

Subjekty údajů, jejichž údaje správce osobních údajů zpracovává a kterým je určena tato informace, jsou: obchodní partneři (zákazník a potenciální zákazník, dodavatelé) a návštěvníci.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s ustanoveními Obecného nařízení
o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákona o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb. v platném znění a o změně některých zákonů a dalšími příslušnými předpisy o ochraně údajů. Zpracování a použití jednotlivých údajů závisí na dohodnuté nebo požadované službě.

  1. Předmětem zpracování

jsou osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění našich zákonných povinností. Jedná se tak zejména o následující údaje:

  1. identifikační a adresní údaje, které slouží k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektů údajů, jako např. jméno, IČO, DIČ, sídlo popř. provozovna obchodního partnera,
  2. kontaktní údaje jako kontaktní adresa, telefonní číslo, emailová adresa a jiné,
  3. další údaje, např. bankovní spojení, dodací adresa, 
  4. jiné údaje nezbytné pro plnění obchodního vztahu, např. údaje o objednaném zboží, provedených objednávkách, zaplacených částkách, provedených platbách,
  5. bezpečnostní údaje – údaje z kamerového systému společnosti.
  1. Osobní údaje jsou zpracovávané za účelem: 
  1. navázání či realizace obchodního (smluvního) vztahu, uzavření smlouvy (nákup, prodej),
  2. udržování obchodního vztahu (nákup, prodej),
  3. oboustranného plnění smluvních či právních povinností (např. z obchodních nebo daňových zákonů),
  4. ochrany práv a právem chráněných zájmů subjektu, správce nebo jiných dotčených osob (zejména zajištění a uplatnění právních nároků ze smlouvy),
  5. plnění zákonných povinností ze strany správce, např. daňové kontroly a oznamovací povinnosti, a pro archivaci dat za účelem ochrany a bezpečnosti údajů, jakož i pro jejich prověřování daňovými a jinými orgány, navíc může být vyžadováno zpřístupnění osobních údajů v rámci správních / soudních opatření za účelem získání důkazů, trestního stíhání nebo vymáhání občanskoprávních nároků,
  6. evidence kontaktních osobních údajů – telefon, email, společně s jménem a příjmením, pozicí, 
  7. účetní doklady – např. dodací listy, faktury (nákup, prodej),
  8. marketing,
  9. zajištění výroby a služeb,
  10. zefektivní komunikace mezi smluvními stranami,
  11. zajištění přepravy,
  12. pořizování kamerového záznamu v prostorách objektu správce – evidence návštěv společnosti, ochrana majetku společnosti,
  13. pokud jste nám poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů, příslušný souhlas je právním základem pro zpracování těch dat, která jsou v něm uvedena. Svůj souhlas můžete odvolat kdykoliv s účinkem do budoucna,
  1. Oprávněný zájem nás nebo třetích stran 

Vaše osobní údaje můžeme také použít na základě zvážení zájmů, abychom zajistili legitimní zájem nás nebo třetích stran. To probíhá za následujícím účelem:

  1. pro reklamu nebo výzkumy trhu, pokud jste nevznesli námitky k použití Vašich údajů,
  2. pro získání informací a výměny dat s úvěrovými institucemi, pokud to představuje naše ekonomické riziko,
  3. pro omezené uchovávání Vašich dat, pokud jejich odstranění není kvůli zvláštní povaze skladování možné nebo jen s nepřiměřenou námahou,
  4. pro srovnání s evropskými a mezinárodními protiteroristickými seznamy, pokud to přesahuje rámec zákonné povinnosti,
  5. pro další rozvoj služeb a produktů, jakož i stávajících systémů a procesů,
  6. pro obohacení našich dat na základě používání nebo na základě průzkumu veřejně dostupných dat,
  7. pro statistickou analýzu nebo analýzu trhu,
  8. pro referenční srovnávání (benchmarking),
  9. pro uplatnění právních nároků a obhajobu v soudních sporech, které přímo nesouvisí se smluvním vztahem,
  10. pro vnitřní a vnější šetření nebo bezpečnostní kontroly,
  11. pro kontrolu vstupu a ochrany majetku,
  12. pro certifikace soukromě-právních nebo úředních záležitostí,
  13. pro zajištění ochrany našeho majetku a zaměstnanců prostřednictvím vhodných opatření (např. video sledování). 
  1. Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se správcem, nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.

  1. Příjemci osobních údajů

Příjemcem osobních údajů je správce a dále zpracovatelé, kteří poskytují správci účetní, ekonomické či právní poradenství nebo audit, externí IT technici, závodní lékař. Dále mohou být v zákonem stanovených případech předány třetí osobě, např. finančnímu úřadu, bance, pojišťovně a dalším státním orgánům.

Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje subjektu údajů do třetí země, mezinárodní organizaci nebo jiným než výše uvedeným třetím osobám, není-li to nezbytné, pro provedení Vaší zakázky/smlouvy a je-li to vyžadováno zákonem

  1. Záruky

Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto zásady ochrany osobních údajů.

  1. Z jakých zdrojů získáváme Vaše osobní údaje

Společnost získává osobní údaje, které následně zpracovává, přímo od obchodních partnerů, příp. z veřejně dostupných zdrojů, z návštěv obchodních partnerů a jiných osob přímo
ve společnosti nebo různých veletrhů, výstav.

  1. Zabezpečení dat

Za účelem zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti osobních údajů jsme zavedli a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro Vás jako subjektu údajů.

Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit Vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, poškozením, změnami, neoprávněnému či nezákonnému zpracování či zveřejnění osobních údajů nebo neoprávněným přístupem. Přístup k Vašim osobním údajům je umožněn pouze osobám, které jej potřebují, aby mohly plnit své pracovní povinnosti a jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. 

Ke zpracovávání dochází manuálním způsobem v listinné a elektronické podobě nebo automatizovaně prostřednictvím výpočetní techniky, a to za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů ochrany osobních údajů se týkajících.

  1. Doba zpracování osobních údajů 

Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících ze smluvních vztahů, tj. vždy minimálně po dobu trvání smlouvy, a dále pak po dobu, po kterou je správce povinen/oprávněn ty které údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů (po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu).

V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu, po dobu, na kterou byl souhlas udělen, nebo než je odvolán souhlas.

Po skončení zpracování a vypracování smluvní služby osobní údaje ukládáme.

  1. Doba uložení osobních údajů

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu, po kterou je potřebujeme k účelu, za kterým byly shromážděny, příp. pro ochranu oprávněných zájmů společnosti nebo po dobu, po kterou byl udělen souhlas ke zpracování.

Pokud údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, budeme tak činit po dobu 10-ti let
od udělení souhlas nebo do jeho odvolání.

Dále se řídíme archivační povinností dle platných právních předpisů. Např.:

  • pro účely daňové a účetní  po dobu 10 let,
  • pro účely marketingu je doba uchování půl roku, 1 rok nebo po dobu trvání zákaznického vztahu,
  • pro účely prodeje je doba uchování po dobu trvání zákaznického vztahu, v případě nenavázání obchodního vztahu budou osobní údaje po měsíci smazány, u objednávek a fakturace jsou data uložena po dobu zákonné lhůty (10 let),
  • pro účely realizace zakázek jsou data uchovávána po dobu zákonné lhůty (10 let),
  • pro účely logistiky jsou dokumenty uchovány společně s fakturami po dobu zákonné lhůty (10 let),
  • pro účely pořizování kamerového záznamu jsou data uchována po dobu 5 pracovních dnů. 

Po této době dochází ke skartaci.

  1. Práva subjektu údajů 

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte níže uvedená práva. Na výkon těchto práv se nicméně vztahují určité výjimky, a proto je nebude možné uplatnit ve všech situacích. 

Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů u správce na výše uvedeném kontaktu, a to buď písemně na adresu sídla společnosti, nebo zasláním e-mailu na sekretariat@ilv.cz. a Vaše žádost bude shledána oprávněnou, informujeme Vás i každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty podle článku 3.5 těchto zásad ochrany osobních údajů, o přijatém opatření nebo vymazání Vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s Vaším požadavkem bez zbytečného odkladu, nejpozději do od doručení Vaší žádosti (v důvodných případech lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce), pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí. 

Máte právo:

  1. na přístup k Vašim osobním údajům,
  2. na opravu, omezení zpracování či vymazání Vašich osobních údajů,
  3. vznést námitku proti zpracování,
  4. kdykoliv odvolat Váš poskytnutý souhlas se zpracováním,
  5. získat (zpřístupnit) Vaše osobní údaje a přenést je k jinému správci – na přenositelnost údajů – můžete nás požádat, abychom Vám či třetí osobě předali osobní údaje, které o Vás zpracováváme na základě smlouvy či Vašeho souhlasu v elektronické podobě,
  6. nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování,
  7. podat žádost o zjednání nápravy – pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy, obraťte se prosím na nás a my neprodleně zjednáme nápravu,
  8. podat stížnost k dozorovému úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz),
  9. využít dalších práv dle GDPR.
  1. Rozsah Vašich povinností poskytnout nám Vaše údaje

Poskytování osobních údajů je smluvním požadavkem. Je potřeba poskytnout pouze ty údaje, které jsou potřebné k zahájení a realizaci obchodního vztahu nebo předsmluvního vztahu
s námi, nebo které máme povinnost shromažďovat na základě zákona. Bez těchto informací nebudeme s Vámi obecně schopni uzavřít nebo tuto smlouvu plnit. To se může vztahovat také na údaje požadované později v rámci obchodního vztahu. Pokud budeme požadovat navíc nějaké údaje, budete zvlášť informován o dobrovolnosti těchto informací.

  1. Aktualizace zásad ochrany osobních údajů

Je možné, že se rozhodneme tyto zásady změnit nebo aktualizovat. Aktuální znění budete mít vždy k dispozici na našich webových stránkách www.ilv.cz.

Ujišťujeme Vás však, že nedojde k žádným změnám se zpětnou platností a že nebudeme žádným způsobem měnit naše zásady, které se týkají nakládání s dříve získanými údaji.

  1. Váš kontakt pro jakékoliv dotazy

Pokud máte jakýkoliv dotaz či stížnost ohledně nakládání s Vašimi osobními údaji, neváhejte nás kontaktovat buď osobně, písemně na adresu naší společnosti anebo elektronicky sekretariat@ilv.cz.

  1. Platnost

Tento dokument je platný od 25. 5. 2018 a může být kdykoli aktualizován.

Scroll to Top